E-nabava

Izvor: Wikipedija
Prijeđi na navigaciju Prijeđi na pretraživanje

Elektronička nabava (engl. eProcurement, e-nabava/kupnja, supplier exchange) u širem smislu označava kupnju i prodaju proizvoda ili usluga preko interneta.[1]

U užem smislu pojam označava specijalizirani poslovni softver, odnosno sveobuhvatno integrirano softversko rješenje koje automatizira procese nabave koristeći elektronička komunikacijska sredstava te potiče na „Nabavnu disciplinu” i iskorištava snagu grupne kupnje za sve nabavno odgovorne djelatnike tvrtke koji imaju potrebu za nabavom proizvoda i usluga.

Da bi zadovoljila cjelokupni proces nabave i ostvarila svoju svrhu, e-nabava mora sadržavati minimalno sljedeća četiri modula: zahtjeve za nabavu, portal kupca, portal dobavljača i reverzne e-aukcije.

Glavne karakteristike elektroničke nabave su: racionalizacija poslovanja, dostupnost, transparentnost, učinkovitost, kontrola troškova i nadzor procesa nabave, efikasnost procesa, ušteda vremena i novca te otvaranje novih tržišta.

Povijesni razvoj[uredi VE | uredi]

Nabava kao pojam postoji od pamtivijeka. Da bi se nešto napravilo/proizvelo potrebne su sirovine iz vanjskih izvora. U složenim organizacijama poput tvrtki, korporacija, država i gradova uvijek netko nešto nabavlja, a zajednička im je karakteristika da troše više nego što bi trebali jer se često ne zna točno tko, što i u kojoj količini nabavlja. Osim toga, tradicionalni papirnati oblik nabave zahtijeva mnoga odobrenja s nekoliko razina što rezultira dugotrajnim čekanjima predstavljajući tako problem voditelju nabave kojemu je cilj postupak nabave provesti brzo, štedljivo i transparentno.

U početku razvoja tehnologije tradicionalan postupak nabave ubrzan je i olakšan izumom sustava elektroničke podrške kao što su PC, ERP, EDI. Ubrzo se kao potpora u komunikacijskom kanalu pojavio Internet, a suvremena informacijska tehnologija posljednje desetljeće kreirala je specijaliziran WEB softver koji kompliciran i dugotrajan proces nabave maksimalno pojednostavljuje. Elektronička nabava, kao povezani sustav internetskih alata i platformi polako, ali sigurno zamjenjuje tradicionalan proces nabave.

Elektronička nabava u javnom sektoru[uredi VE | uredi]

Elektronička javna nabava (e-nabava) sveobuhvatni je naziv za sustav javne nabave koji se temelji na primjeni elektroničkih sredstava komunikacije u postupcima javne nabave i uključuje uvođenje elektroničkih alata kao potpore različitim fazama procesa javne nabave.[2] E-nabavu mnoge vlade diljem svijeta (Ukrajina [3], Ujedinjeno Kraljevstvo [4] Indija [5], Australija [6]…) prepoznale su kao instrument reformi u javnom sektoru koji omogućava nadležnima da prate učinkovitost i djelotvornost nabave te postizanje ušteda te omogućava više transparentnosti i odgovornosti uz znatno snižavanje korupcije [7] Za sve natjecatelje vrijede isti, jasno definirani, uvjeti i kriteriji te tako onemogućavaju pogodovanja između kupaca i dobavljača. Zahvaljujući sofisticiranim perfomansama elektronička nabava korisnike dovodi do ekonomski najprihvatljivijih ponuda.

E-nabava u javnim sektorima EU-a sve je prisutnija što ukazuje na utemeljenost takvog poslovnog pristupa. Diljem svijeta dio je velikih projekata vlada u cilju boljeg služenja građanima i gospodarstvu u digitalnoj ekonomiji. Ovakvi sustavi najčešće funkcioniraju ovako: svi pozivi na nadmetanje javne uprave i rezultati tendera dostupni su na jednom mjestu, a dobavljači mogu pretraživati tendere, uzimati dokumente i slati svoje ponude na nadmetanja na istoj platformi.

Prednosti elektroničke nabave[uredi VE | uredi]

Omogućuje širok raspon primjene i to za business-to-business (povezivanje poslovanja tvrtki), business-to-consumer (povezivanje kupaca i dobavljača) ili business-to-government (povezivanje dobavljača s državnim tijelima).

Dostupna je 24 sata sedam dana u tjednu, nudi visoku razinu sigurnosti, procesi su automatizirani, poslovne procedure su jasne i moraju se poštivati, smanjuje poslovni rizik, dokumentacija je pohranjena u sustavu. Cjelokupni postupak provodi se transparentno u jednom informacijskom sustavu, omogućava konzistentnost i smanjuje operativne pogreške. Proširuje opseg nabavnog tržišta i kanala, usluge i proizvodi postaju dostupni na globalnoj razini, a transakcijski troškovi značajno su niži. Sustavi za elektroničku nabavu moraju biti digitalna podrška cijelom procesu nabave, a kreirani su s ciljem jednostavne uporabe za krajnjeg korisnika[8].

Jedna od najvećih prednosti za krajnjeg korisnika je ušteda vremena i novca koja je dokazana u istraživanju Aberdeen [9] grupacije na uzorku od 400 tvrtki u SAD-u, a pokazala je smanjenje troškova za 50 posto dok je preostalo tri puta više vremena za druge poslove. Istraživanje tvrtke ProeBiz [10] u češkim i slovačkim gradovima pokazalo je uštede između 12 i 21 posto dok iskusni voditelj nabave Boris Vulić u svojim predavanjima ističe uštede između 5 i 25 posto [11].

Nedostaci elektroničke nabave[uredi VE | uredi]

S aspekta kupca može biti upitna pouzdanost dobavljača (ako ne postoji sustav ocjenjivanja) i potencijalni gubitak kvalitete robe. S aspekta dobavljača nedostatak je gubitak izravnog odnosa s kupcima, poslovnim partnerima, eskalacija rata cijenama bez obzira na kvalitetu te pojačana konkurencija na bazi usluga s dodanom vrijednošću.

Kako funkcionira e-nabava?[uredi VE | uredi]

Elektronička nabava je mnogo više od on line naručivanja, to su kompleksni sustavi i niz povezanih procedura koji povezuju tvrtke i njihove poslovne procese direktno s dobavljačima istovremeno upravljajući kompletnom interakcijom među njima. To uključuje upravljanje upitima, ponudama, praćenje povijesnih podataka o nabavi i predstavlja komunikacijsku platformu. Kao centraliziran sustav, na jednom mjestu objedinjava i upravlja svim fazama cjelokupne nabave jedne organizacije[12]. Nabava je organizirana kroz projekte nabave, svaki projekt se sastoji od niza aktivnosti koje izvršavaju razni korisnici sustava.

Zahtjevi za nabavu[uredi VE | uredi]

Zahtjevi za nabavu je neovisan programski modul kojim započinje nabavni proces. Dizajniran je da udovoljava svim potrebama internih klijenata u obliku jednostavnih web formi za unos osnovnih informacija o predmetu nabave. Za kreiranje točnog i potpunog projekta nabave, modul zahtjeva za nabavu korisnicima treba sadržavati minimalno ove funkcionalnosti:

  • Omogućava jednostavan i brz unos informacija o predmetu nabave
  • Ima mogućnost biranja proizvoda iz nekoliko kataloga
  • Predviđa automatsko obavještavanje odgovornih osoba o kreiranju zahtjeva
  • Osigurava elektronički (e-mail, chat) protok i brzu razmjenu informacija među sudionicima
  • Osigurava elektroničko (e-mail, chat) davanje suglasnosti ili naloga za povratak na doradu prema definiranoj hijerarhiji
  • Automatski objedinjava zahtjeve temeljem sličnih parametara
  • Dozvoljava kontinuiranu komunikaciju među svim sudionicima
  • Omogućava monitoring provedbe zahtjeva

Portal kupca/naručitelja[uredi VE | uredi]

Kupac/naručitelj upravlja i prati razvoj projekta nabave s portala posebno kreiranog za tu svrhu. Da bi zadovoljio potrebe kupca/naručitelja u nabavnom procesu, kao ključne funkcionalnosti ovoga modula se izdvajaju:

  • Podržava kreiranje jedinstvenog predloška prema kojem će se izmjenjivati faze projekta nabave (aktivnosti, zavisnosti, redoslijed izvršavanja)
  • Automatski povezuje predmet nabave s potencijalnim dobavljačima
  • Omogućava brzo kreiranje i slanje poziva dobavljačima
  • Automatski prilaže dokumente s tehničkim specifikacijama predmeta nabave
  • Predviđa definiranje općih uvjeta natječaja i predmeta nabave
  • Omogućava sastavljanje anketnog upitnika za dobavljače
  • Omogućava arhiviranje prikupljenih informacija
  • Osigurava anonimnu komunikaciju s dobavljačima prije, tijekom i poslije natječaja
  • Obuhvaća upravljanje odobravanjima u projektima nabave za neograničen broj osoba i njegovih uloga u procesu nabave
  • Podržava cjelokupnu komunikaciju (e-mail, chat) sa svim sudionicima u nabavnom procesu
  • Sakuplja i arhivira kompletnu dokumentaciju vezanu uz svaki projekte nabave na jednom mjestu
  • Osigurava pristup dokumentaciji ovlaštenim korisnicima
  • Podržava analizu i usporedbu ponuda dobavljača prema zadanim kriterijima
  • Omogućava ovjeru dobavljača
  • Podržava pretraživanje dobavljača prema zadanim kriterijima
  • Podržava pretraživanje artikala prema zadanim svojstvima
  • Podržava centralno pretraživanje kataloga artikala
  • Podržava povezivanja s vanjskim sustavima
  • Automatski kreira ugovore na temelju rezultata natječaja uz mogućnost upravljanja pojedinim stavkama ugovora
  • Osigurava iste, jasno definirane uvjete za sve natjecatelje

Portal dobavljača (supplier portal)[uredi VE | uredi]

je centralno mjesto pomoću kojega dobavljač komunicira s naručiteljem i sudjeluje u procesu nabave. Ključne funkcionalnosti ovog modula su sljedeće:

  • Omogućava registraciju i prijavu na portal te kreiranje korisničkog računa
  • Osigurava nadzor i upravljanje korisničkim računom
  • Omogućava primanje obavijesti o novim narudžbama i zahtjevima
  • Alarmira korisnika o pristiglim zahtjevima za komunikaciju (e-mail kupca/naručitelja)
  • Podržava upite za dodatna pojašnjenja
  • Osigurava ažurno praćenje objave tendera/eAukcija na kojima može sudjelovati
  • Omogućava sudjelovanje u eAukcijama
  • Omogućava primanje i popunjavanje anketa
  • Omogućava predavanje ponuda i dostavljanje dokumentacije
  • Omogućava pretraživanje, selektiranje i arhiviranje dokumentacije
  • Podržava komunikaciju s kupcem/naručiteljem u stvarnom vremenu

Reverzne e-aukcije[uredi VE | uredi]

Reverzne online aukcije pokazale su se kao odličan alat za umanjenje cijena po jedinici proizvoda u direktnom sučeljavanje dobavljača, kratko traju i rezultati su odmah vidljivi. Nasuprot Suprotno uvriježenom mišljenju aukcije se mogu provoditi za različite tipove robe, najvažnije je dobra priprema dobavljača i definicija predmeta nabave. Za pripremu aukcija postoji modul za definiranje parametara aukcije. Tijekom trajanja aukcije korisnik upravlja aukcijom, nadzire je u realnom vremenu i komunicira s korisnicima koristeći kontrolnu ploču aukcije.

Sustavi za e-nabavu mogu podržavati različite sljedeće tipove e-aukcija: englesku, japansku, nizozemsku i brazilsku aukciju.

Elektronička nabava u svijetu i Hrvatskoj[uredi VE | uredi]

Na području Hrvatske i šire regije korištenje sustava za elektroničku nabavu tek je u začetku, međutim gospodarstvenici naprednih zemalja (SAD, EU, Australija) dugogodišnji su korisnici ovog poslovnog softvera. Jedni od najpoznatijih proizvođača su tvrtke: Vroozi, Zycus, Ariba, SAP, Coupa, Oracle, SciQuest, GEP, Ivalua, Proactis i Bravo solutions [13]. Prvi i jedini proizvođač cjelokupnog integriranog procesa za elektroničku nabavu u Hrvatskoj i široj regiji je tvrtka RIS software.

Izvori[uredi VE | uredi]